공공기관 포럼 기획 대행 사례 | 경기도교육청 교육협력포럼

공공기관 포럼이나 세미나는 일반 기업 행사와 기획 방식이 다릅니다. 참석자의 직급과 눈높이, 실제 행사의 격식, 다국어 대응까지 신경 써야 할 부분이 훨씬 많기 때문입니다.

국제 포럼은 특히 동시통역 장비 세팅, 외국 참석자를 위한 안내 자료 번역, 문화적 차이를 고려한 의전까지 추가로 관리해야 하는 영역이 있습니다. 이번 중앙아시아 교육협력포럼에서는 5개국 교육 관계자가 참석한 만큼 영문 안내판, 자료집 영문판, 동시통역 수신기 배부까지 국제 행사의 격식에 맞는 준비가 필요했습니다.

이 글에서는 경기도교육청 중앙아시아 교육협력포럼을 파란컴퍼니가 어떻게 기획하고 운영했는지, 공공기관 포럼 기획 대행의 실제 프로세스를 소개합니다.

행사 개요

• 행사명 : 중앙아시아 교육협력포럼
• 주최 : 경기도교육청
• 유형 : 국제 포럼 (중앙아시아 5개국 교육 관계자 참석)
• 대행 범위 : 기획 · 디자인 · 인쇄물 · 공간 연출 · 현장 운영

공공기관 포럼 기획, 일반 행사와 무엇이 다른가

공공기관 행사를 250건 이상 기획·운영하면서 쌓은 경험으로, 이번 국제 포럼에서도 세 가지 핵심 원칙을 적용했습니다.

1. 전체 시각물의 디자인 통일

포스터, 리플렛, 자료집, 현수막, 포토존까지 모든 시각물의 디자인 톤을 하나로 맞췄습니다. 공공기관 행사에서 일관된 브랜딩은 참석자에게 전문적인 인상을 주는 가장 확실한 방법입니다.

국제 포럼인 만큼 영문 표기와 다국어 안내까지 꼼꼼하게 반영했습니다.

2. 참석자 동선 설계와 공간 연출

등록 데스크에서 발표장, 전시 공간, 네트워킹 장소까지 참석자가 자연스럽게 이동할 수 있는 동선을 설계했습니다. 전시부스, 등신대, 안내판의 배치 하나하나가 행사의 분위기를 결정합니다.

3. 온·오프라인 통합 홍보 전략

오프라인 인쇄물뿐 아니라 포럼 전용 웹페이지, 유튜브 썸네일까지 온라인 홍보물도 함께 제작했습니다. 사전 홍보부터 행사 후 아카이빙까지 온·오프라인을 아우르는 홍보 전략을 실행합니다.

포럼 디자인 시안물 제작 과정

행사 기획 대행에서 디자인은 첫인상을 결정하는 핵심 요소입니다. 이번 포럼에서 제작한 주요 시안물을 소개합니다.

대형 전시부스는 컨셉 기획부터 구조 설계, 그래픽 디자인, 현장 시공까지 원스톱으로 진행했습니다.

현장 운영 프로세스

포럼 기획 대행의 핵심은 당일 현장 운영입니다. 발표자는 발표에만 집중하고, 담당자는 행사 결과에만 집중할 수 있도록 기술 지원과 운영을 전담합니다.

접수·등록 시스템 운영

사전 등록 시스템과 현장 안내 인력을 배치하여 참석자가 혼란 없이 입장할 수 있도록 했습니다.

국제 포럼의 접수 데스크는 국내 참석자와 해외 참석자를 분리 운영하는 것이 효율적입니다. 해외 참석자에게는 동시통역 수신기, 영문 자료집, 명찰을 별도 세트로 제공하고, 안내 인력도 영어 대응이 가능한 스태프를 배치했습니다.

발표 세션 기술 지원

무대 연출, 음향, 조명, 발표 자료 송출까지 현장 기술 운영을 전담했습니다.

전시·네트워킹 공간 운영

발표 세션 외에도 전시부스와 네트워킹 공간을 운영하여 참석자 간 교류를 유도했습니다. 공공기관 행사에서 네트워킹 공간 설계는 참석자 만족도를 높이는 핵심 요소입니다.

행사 완료 후 마무리까지

기획부터 운영, 그리고 행사 후 결과보고서 작성, 설문 분석, 사진 아카이빙까지 전 과정을 책임집니다.

공공기관 행사 기획 대행, 파란컴퍼니

파란컴퍼니는 포럼, 세미나, 컨퍼런스 등 공공기관 행사 기획을 전문으로 하는 대행 업체입니다.

• 250건 이상의 행사 기획·운영 실적
• 재계약률 90% — 한번 맡기면 다시 찾는 이유가 있습니다
• 참가자 만족도 93점
• 경기도교육청, 합동참모본부, 해군 등 공공기관 행사 전문

전체 실적의 60% 이상이 공공기관 행사입니다. 입찰 제안서 작성부터 결과보고서 제출까지, 공공기관 행사 대행의 전 과정에 능숙합니다.

포럼 기획, 세미나 대행, 컨퍼런스 운영이 필요하시면 편하게 문의해 주세요. 기획부터 디자인, 공간 연출, 현장 운영까지 원스톱으로 진행합니다.