Guide
행사 준비 체크리스트
기획부터 마무리까지, 빠짐없이 준비하는 4단계 체크리스트
아래 체크리스트는 행사 준비 전반을 위한 참고용 가이드입니다. 파란컴퍼니의 서비스 범위는 행사 유형과 규모에 따라 달라지며, 상담을 통해 맞춤 안내해 드립니다.
1단계: 기획 및 섭외
D-30 ~ D-14- 행사 개최 계획(안) 최종 확정
- 공동 주최/주관 기관 협의 및 역할 분담 확정
- 강사·연사 최종 명단 확정 및 섭외 완료
- 강의 주제, 시간, 발표 자료(PPT) 수령
- 행사장 예약 및 확정
- 행사장 시설·기자재 사전 점검 (음향, 조명, 프로젝터, 인터넷)
- 식사·다과 장소 협의 및 예약
- 숙소, 이동 차량(버스) 예약 (1박 이상 행사 시)
- 최종 예산안 확정 및 집행 계획 수립
2단계: 준비 및 제작
D-14 ~ D-1- 참가자 모집 및 신청 접수 (이벤터스 등 활용)
- 행사 웹 포스터·상세 안내 페이지 제작
- 현수막, 배너, 엑스배너 디자인 및 제작
- 참석자 명단 기반 명찰 디자인 및 제작
- 자료집(교재) 편집, 인쇄, 제본
- 강사 프로필 및 소개 자료 정리
- 확정 인원으로 식당·숙소·차량 최종 예약
- 참가자 대상 상세 일정 및 준비물 안내 (문자/메일)
- 기념품·참가 선물 준비
- 만족도 조사 설문지 제작 (온라인 링크)
3단계: 행사 당일
D-Day- 현장 세팅: 현수막·배너 설치, 장비(음향·영상) 점검
- 접수대 준비: 명찰, 자료집, 기념품, 방명록, 필기구
- 참가자 등록 및 자료 배부
- 큐시트 기반 시간 관리 (사회자·MC 연계)
- 현장 사진·영상 촬영
- VIP 의전 및 동선 관리
- 만족도 조사 실시 (QR코드 또는 설문 링크 안내)
- 돌발 상황 대응 (예비 장비, 비상 연락망 확보)
4단계: 사후 처리
D+1 ~ D+7- 참가자 설문 결과 취합 및 분석
- 현장 사진·영상 보정 및 정리
- 결과보고서 작성 (참석 통계, 만족도, 현장 사진 포함)
- 강사료·인건비 지급 처리
- 전체 집행 비용 정산
- 기념품·물품 잔량 확인 및 반납
- 참가자 감사 메시지 발송
- 개선사항 정리 (다음 행사 반영)
행사 유형별 추가 체크포인트
세미나·컨퍼런스
발표 자료 사전 취합 및 호환성 테스트, 동시통역 장비(국제 행사 시), 참석자 사전 등록 시스템 구축, 네임택·좌석 배치도 준비
교육·연수
교육 자료집 인쇄 및 제본, 실습 재료·장비 준비, 수료증 제작, 숙소·식사·차량 예약 (1박 이상 시)
포럼·심포지엄
패널 토론 좌석 배치, VIP 의전 동선, 보도자료 작성 및 언론 초대, 동시통역 수신기 배포
전시·체험 행사
전시 부스 설계·시공, 체험 프로그램 재료 수량 확인, 관람 동선 설계, 포토존·등신대 제작
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